La démarche du déménagement de bureaux

Votre déménagement professionnel là, Vous en aviez envie depuis un moment, c’est désormais officiel : vous êtes enfin prêt à changer de locaux? Le transfert est une étape cruciale et souvent signe du développement. Il nécessite cependant une préparation minutieuse afin d’assurer une continuité du travail dans de bonnes conditions. En effet, le déménagement implique parfois la constitution d’un nouvel établissement devant être immatriculé au registre du commerce et tant d’autres administrations.   

Anticiper et éviter les mauvaises surprises

Les déménagements de bureaux ne se déroulent pas sans heurts bien que l’objectif de tous soit de faire en sorte que le déménagement soit exceptionnel. A toutes fins utiles, une procédure doit être minutieusement suivie.

Le déménagement doit être Communiquée en interne :

Une fois la décision de déménager prise et une nouvelle installation est envisagée, formalisez au plus tôt la nouvelle en interne en alertant toutes vos équipes pour les informer de ce changement majeur et s’organiser en conséquence. 

N’hésitez pas à donner un avis écrit sur la date exacte du demenagement de bureau et de la procédure qui sera effectuée. La communication et la transparence sont le seul moyen qui évite de créer des tensions entre les employés.  

Anticiper les démarches administratives :

Qui a dit que déménager c’est plus que simplement trouver de nouveaux locaux et s’y installer. Le déménagement a aussi fait rire aux larmes avec une série de démarches administratives à faire. Pensez à faire une petite liste de choses à retenir.

Avant tout il est important de notifier au Registre du Commerce le changement de situation de l’entreprise et notamment la nouvelle adresse du siège social. 

Ne pas oublier de résilier deux semaines avant le déménagement, les abonnements liés à vos anciens bureaux (assurance, électricité, internet, gaz, etc…), pour pouvoir souscrire vos nouveaux abonnements dans les nouveaux bureaux.  

Effectuer l’inventaire de ses équipements:

L’organisation du déménagement de bureau est une tâche importante du moins en termes de logistique. Ne vous encombrez pas de meules dont vous n’aurez pas besoin dans votre nouvelle installation. 

Profitez de ce moment pour faire en amont le tri et l’inventaire de votre matériel notamment au niveau informatique et électronique. Cet inventaire doit vous permettre de répertorier les commandes de nouveaux équipements nécessaires à votre futur bureau et faciliter l’aménagement.

Sécuriser les accès aux nouveaux bureaux :

Les systèmes de sécurité et les ouvertures de portes sont spécifiques à chaque bâtiment. Prévoyez de faire produire plusieurs trousseaux de clés et/ou badges pour tous les employés concernés. 

Installer aussi un nouveau système de surveillance et de sécurité pour le nouvel établissement.  

Faire appel à un professionnel de déménagement de bureaux

S’il est parfois possible d’organiser sa propre migration avec l’aide de quelques amis, mais cette possibilité semble complexe dans le cas d’un déménagement de bureau d’une entreprise. A cet effet, il est fortement recommandé de faire appel à une entreprise de déménagement spécialisée. 

Respecter le planning et la procédure de bureau

Pour déménager en toute sérénité, il est tout de même préférable d’avoir une organisation qui ne laisse aucune chance à un dérapage.

Si vous avez établi un plan d’action et timing précis avant le jour J, il est important de s’y tenir pour que votre travail soit efficace et rapide. Ainsi, chacun retrouvera ses appareils rapidement et se remettra facilement au travail.

L’installation dans les nouveaux locaux

Maintenant que tous les contrats sont réglés, tout le monde est informé, il ne reste plus qu’à prendre possession des nouveaux locaux. 

Le transfert et l’installation sont parfois longs, pensez au temps de travail perdu et aux délais des livraisons retardés et prévoir comment l’anticiper.