Pour une bonne gestion globale d’une enseigne, le mot d’ordre est de ranger tous les documents. Mais cela ne suffit pas car il faut les stocker dans des endroits réservés. Avec le temps, fouiller les archives n’est pas une tâche très commode. Heureusement qu’il y a l’informatique pour arranger tout cela. Le but est de ne plus feuilleter toutes les paperasses pour trouver une quelconque information et aussi d’accélérer l’exécution du travail. Cela concerne tous les dossiers commerciaux, administratifs ou autres. C’est par la saisie des données qu’on opère réalise tout cela. Mais comment ça marche ?
La saisie de données : c’est quoi ?
Avec l’arrivée de la digitalisation et de l’internet, toutes les activités quotidiennes dépendent de l’informatique. Avant, on utilisait la machine à écrire, mais maintenant c’est avec l’ordinateur ou un appareil électronique qu’on fait la saisie de données. Elle sert à copier le contenu d’un papier dans un premier temps, puis celui-ci une fois intégré à l’intérieur de l’appareil, forme ce qu’on appelle les bases de données. Ces derniers peuvent ensuite être traités, modifiés ou stockés. Toutes ces manipulations sont commandées par le biais d’un logiciel spécifique et sont effectuées par les opérateurs de saisie. Ce dernier peut être un salarié d’une agence ou un freelance.
Comment on fait la saisie de données ?
Le travail d’un opérateur de saisie de données consiste à dupliquer le contenu d’un support physique sous une autre forme. Les données peuvent être des caractères alphabétiques comme le texte, les adresses, les noms. Ils peuvent être aussi des données numériques contenant seulement des chiffres avec les décimales et les pourcentages. Les données à saisir peuvent être les deux à la fois, des chiffres et des lettres comme l’écriture d’heure et de date. Dans tous les cas, il faut respecter le format. Ceci est observé dans les dates journalières, les dates de naissances et elles sont marquées par les séparateurs. Il y aussi les données monétaires caractérisés par de nombreux chiffres avec les virgules et qui ne doivent en aucun cas contenir des erreurs. La saisie des formules est également très classique. Elle n’est pas très évidente mais elle nécessite plus de précaution. Une formule est reconnue et précédée par la présence du signe « = ».
La tache de l’opérateur de saisie n’est alors pas seulement de copier mais de traiter tout ce qui concerne la bureautique. En effet, il peut faire la mise à jour des bases de données, le sauvegarde des documents confidentielles, le traitement des courriers, l’impression des fichiers.
Les qualificatifs d’un opérateur de saisie
Pour que le résultat d’une saisie de données soit satisfaisant, il faut que l’opérateur ait les connaissances et les aptitudes recherchées pour accomplir le travail. Il doit avoir une maîtrise parfaite de l’outil informatique et une vitesse de frappe de 50 mots par minute au moins. Il faut une bonne connaissance de la langue de travail, en orale et en écrit et avoir le sens de l’organisation. La saisie de données est une tache chronophage. Cela demande donc de longues heures de concentrations et de persévérance. Il faut savoir respecter les consignes et les détails pour avoir une qualité de travail irréprochable.
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